L’étude pour modélisation du « calcul des coûts des prestations logistiques » réalisées par les centrales d’achat pour des intrants médico-pharmaceutiques s’est conclue lors de la 17ème Assemblée Générale de l’Acame (Cotonou du 25 au 27 février 2015) avec l’adoption d’une recommandation qui « encourage les Centrales d’Achats membres de l’ACAME à utiliser l’outil de modélisation du calcul des coûts logistiques dans le cadre des prestations réalisées par les centrales d’achat pour les partenaires techniques et financiers » Cet « outil de modélisation » se présente au format Excel ® avec différentes données comptables et extracomptables à renseigner. Il s’agit d’une approche économique d’évaluation des coûts d’approvisionnement, de stockage et de distribution et non d’un traitement comptable analytique. Le modèle s’appuie, du point de vue des données comptables, sur la balance de comptes à la nomenclature OHADA (ou SYSCOA) et du point de vue extracomptable, sur des renseignements ‘’physiques’’ tels que l’effectif de la centrale, l’équipement bureautique, la consommation électrique, les superficies, les consommations de carburant, la répartition du parc véhicules, les kilométrages parcourus, etc.…
La répartition des charges s’effectue en 2 temps : affectation directes des charges de fonctionnement selon leur nature dans les sections dites ‘’communes’’ et les sections logistiques ; répartition des charges des sections communes dans les sections logistiques ; (n.b : les sections communes sont représentées par les directions, services, départements, … tels que définis par l’organigramme de la centrale et les sections logistiques sont les 5 maillons de la « chaine globale d’approvisionnement » et considérés dans le modèle comme des centres de coûts autonomes dont on veut calculer les coûts de production). Les résultats se présentent sous les formes suivantes : pour la fonction « approvisionnement & achats » : coût moyen d’une ligne d’achat (ou de commande) adressée à un fournisseur ; pour la fonction « dédouanement » : coût moyen de traitement d’un dossier de dédouanement ; pour la fonction « frais d’approche & de transit local » : coût moyen de traitement d’un dossier de transit local ; pour la fonction « magasinage & stockage » : coût mensuel d’un emplacement palette dans les entrepôts et magasins ; pour la fonction « livraison & distribution » : coût du transport exprimé en palette/kilomètre. Ces coûts étant calculés à partir des éléments comptables de classe 6 (charges), il convient à chaque centrale de se définir une marge bénéficiaire en appliquant un pourcentage (fixe ou variable selon le type de coût) sur les valeurs obtenues. FAQ : => « Est-ce que des coûts n’ont pas été oubliés dans le modèle proposé (coût du contrôle qualité, destruction des périmés, ….) ? » l’outil proposé s’appuyant sur la balance des comptes de la centrale, l’ensemble des charges et produits sont donc systématiquement pris en compte ; => « La matrice proposée est-elle utilisable par une centrale d’achat appliquant une comptabilité de type ‘’publique’’ ? » la matrice est compatible avec une majorité de modèle comptable, dans le cas d’une compatibilité de type ‘’publique’’ cela nécessite un travail supplémentaire de recueil de données financières et la reconsolidation d’une balance de comptes à la nomenclature OHADA ou SYSCOA ;
